Coördinerend teamsecretaresse regio Deventer 28 uur per week

Wil jij jouw organisatietalent inzetten om onze organisatie verder te helpen? Weet jij rust en overzicht te bewaren? En ben jij een dienstverlenende, besluitvaardige secretaresse op zoek naar een nieuwe uitdaging? En houd jij graag veel ballen tegelijk in de lucht?  Lees snel verder en solliciteer direct!

Wat ga je doen?
Deze vacature is een combinatie van 3 rollen/taken, samengevoegd in een vacature. Te weten:

1. Coördinerende rol (4 uur per week, maar je bent 28 uur per week aanspreekbaar vanuit deze rol) 

Als coördinerend teamsecretaresse geef je, in nauwe samenwerking met de teamleider secretariaat en de teamleider bedrijfsvoering, operationeel leiding (waarbij je dus geen leiding geeft, maar coördineert) aan het secretariaat op diverse locaties in de regio Deventer en een locatie in Raalte. 

Waar je deze uren maakt, is dan ook aan jou, als het maar is op een van de locaties waar je coördinerend secretaresse van bent.

Je coördineert de werkzaamheden binnen een aantal secretariaten en bent verantwoordelijk voor het monitoren van complexe secretariële/administratieve werkprocessen. Je ondersteunt, coacht en stimuleert teamleden daar waar nodig. Je ziet toe op de kwaliteit van dienstverlening en doet voorstellen voor verbetering van werkprocessen.

Als coördinerend teamsecretaresse fungeer je als het eerste aanspreekpunt voor de leidinggevenden en de medewerkers van het secretariaat. Je durft kritisch mee te denken en een dienstverlenende, klantvriendelijke houding staat bij jou hoog in het vaandel!

2. Persoonlijke ondersteuning voor regiebehandelaren (16 uur per week, vanuit locatie Bagijnenstraat te Deventer)
Naast de coördinerende werkzaamheden verricht je secretariële en organisatorische werkzaamheden voor een zevental regiebehandelaren. Dit doe je vanuit je rol als teamsecretaresse. Je bent voor hen het aanspreekpunt, je beheert hun agenda (hoofdtaak), helpt hen in het op orde houden van hun werk en probeert hen binnen de 16 uur die je hiervoor hebt zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Deze regiebehandelaren werken in het FACT team. 

Dit FACT team biedt behandeling, begeleiding en herstel ondersteunende zorg aan mensen die te maken hebben met langer durende, complexe psychiatrische aandoeningen. Ze werken outreachend, zijn proactief en richten zich vooral op de mogelijkheden die iemand heeft. Ze bieden hulp aan, daar waar de patiënt is. Omdat ze werken met een complexe doelgroep vraagt dat de nodige creativiteit en deskundigheid om de zorg te leveren die past binnen de geldende richtlijnen en protocollen.. Kenmerkend is de open en informele werksfeer.  

3. Teamsecretaresse voor het team COA (8 uur per week, dinsdag vanuit locatie Schalkhaar)
Je bent hier als teamsecretaresse werkzaam voor het team transculturele psychiatrie. Je notuleert de vergadering, waarin patiënten besproken worden en regelt daarom de nodige patiëntgebonden administratieve en secretariële zaken.
Dit teams is een multidisciplinair specialistisch geestelijke gezondheidszorg (SGGZ)-team dat intensieve psychiatrische diagnostiek en behandeling biedt op de locatie van het Asielzoekerscentrum (AZC) te Schalkhaar aan asielzoekers en vluchtelingen met vermoeden van psychiatrische problematiek. In onze behandeling streven we naar het creëren van stabiliteit en herstel van de geestelijke gezondheid in de complexe situatie waarin asielzoekers en vluchtelingen zich bevinden en het ter zake kundig adviseren van derden. In 2021 willen wij onze expertise aanbieden aan een bredere doelgroep die te kampen heeft met multiculturele problematiek. Hierbij denken we in eerste instantie aan een poliklinisch hulpaanbod aan die patiënten die niet goed aankomen bij reguliere behandelvormen en waarbij cultuur het centrale thema is. Daarnaast behoort consultatie met een mogelijkheid tot medebehandeling en second opinion tot het hulpaanbod.

Wat vragen we van je:

  • Heb je een mbo/hbo opleiding afgerond op administratief/secretarieel gebied, eventueel aangevuld met cursussen op het gebied van coaching of ben je bereid die te volgen.
  • Is jouw kennis van diverse softwarepakketten up-to-date en blijf je continue op de hoogte van ontwikkelingen in jouw vakgebied.
  • Kun jij zowel zelfstandig als in teamverband werken.
  • Weet jij door jouw verbindende manier van communiceren teamleden te coachen en motiveren.
  • Werk je secuur, ordelijk en ben je geduldig.
  • Kun je snel schakelen (3 petten op)? En vind je het leuk om veel ballen in de lucht te houden?
  • Durf jij adviezen te maken of besluiten uit te voeren, waar niet altijd iedereen achter staat en kun je met tegengestelde belangen omgaan.

Herken jij je hier in en bij jij die besluitvaardige secretaresse, die graag bij Dimence wil werken? Solliciteer dan!

Wij hebben veel te bieden!
We bieden je een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie waar je alle ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen. Je functie is ingeschaald in FWG 40. Het betreft een dienstverband voor 28 uur per week voor de duur van een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. De CAO GGZ biedt een goed pakket arbeidsvoorwaarden en die vullen we aan met onze eigen regelingen (bijvoorbeeld scholing, fitness abonnement of een fiets). Een assessment kan onderdeel zijn van de procedure.

Werkdagen zijn in overleg (dinsdag is een gegeven); wens is wel om de uren te verdelen over 4 dagen per week.

Meer informatie
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op vrijdag 13 november 2020 digitaal (via Teams) of op een nader te bepalen locatie in Deventer.
Er zullen twee gesprekken plaatsvinden, omdat we 2 commissies hebben i.v.m. de verschillende “petten” de je op hebt.

Neem voor meer informatie contact op met Henriët Kolk, teamleider secretariaat, 0620086812 (dinsdag, donderdag en vrijdag).

Enthousiast? Reageer dan gelijk via de sollicitatiebutton!